Nesse telefonema ficou muito claro que, no momento de sua seleção, o projeto já havia, de alguma forma, começado. Por lidar diretamente com um processo da instituição (a devolução dos projetos e anúncio dos selecionados), surgiu a necessidade de uma reunião para que alguns pontos referentes ao andamento subseqüente da Temporada de Projetos e da Temporada de Projetos na Temporada de Projetos fossem esclarecidos tanto para nós quanto para a equipe do Paço. A preocupação principal era dependência da participação dos inscritos no edital, que só poderia ser assegurada mediante a elaboração de uma estratégia para convidar a todos no momento que fossem informados do resultado da seleção.

Essa reunião foi marcada para o dia 4 de Dezembro, segunda-feira às 15hrs, no Paço das Artes, e contou com a presença do núcleo de gerenciamento de projetos (Fernando Oliva e Marcela Amaral) e a diretoria técnica do Paço das Artes (Priscila Arantes).

As principais questões levadas para a reunião foram: como pedir autorizações para permanecermos com os projetos dos artistas (imaginávamos usar cartão-resposta de correio)?, os projetos poderiam ser deixados na instituição?, poderíamos usar o telefone no Paço para contatar os artistas? e como seria o cronograma?

A equipe do Paço das Artes estava bastante preparada para ajudar na operação, porém, a única coisa que nos surpreendeu muito foi a lentidão da divulgação do resultado oficial do edital (que não depende somente da instituição). Depois que o júri de seleção escolhe os projetos existe um processo que passa pela Secretária de Cultura, pela elaboração do release para assessoria de imprensa e pela divulgação na imprensa que ocorreria no dia 4 de Dezembro, processo este que poderia durar até o dia 25 de Dezembro. Essa lentidão gerou uma certa preocupação, pois o quanto antes do início das festas de fim de ano fosse realizado o contato com os artistas e divulgado o projeto mais garantido seria o andamento das atividades.

Por isso foi pensada numa solução que envolvia divulgar o resultado aos inscritos no dia 11 de Dezembro por meio de um email de agradecimento institucional, que informava ao inscrito se ele havia sido selecionado ou não. Junto com esse email, seria anexado um convite para participação no projeto de curadoria e também uma autorização simples para que os inscritos deixassem seu projeto no Paço das Artes (por mais 5 meses). Logo depois que o Paço enviasse esse email, a Temporada de Projetos na Temporada de Projetos faria o seu convite a todos os artistas e curadores.

Durante a reunião ficou claro para todos que esses convites não bastariam para explicar satisfatoriamente a curadoria para os convidados, e, como solução, a utilização do website do projeto — cuja criação já era prevista na proposta enviada ao Paço — pareceu um bom veículo para comunicar não só todos os aspectos do projeto, mas também prover respostas para perguntas freqüentes e indicar meios de contato. Por isso, seria importante também que o website fosse divulgados pelo Paço das Artes. Discutimos um pouco as possibilidades de endereço que o website utilizaria: “temporadadeprojetos.org” era uma opção, mas nos foi sugerido utilizar “temporadanatemporada.org” para que não houvesse confusão com a Temporada de Projetos do Paço das Artes.

Nessa reunião, ficamos sabendo quem foi o júri dessa edição do edital (Paula Braga, Paula Alzugaray, Fernando Oliva, Priscila Arantes, Tadeu Chiarelli, Daniela Bousso e Márcio Harum), que foram enviados 323 projetos, sendo 19 de curadoria, e que a exposição do nosso projeto aconteceria provavelmente no segundo semestre de 2009.