Após três dias de trabalho, finalmente chega a hora da última etapa da criação do sistema para gerenciar os contatos da Temporada de Projetos na Temporada de Projetos. Tratava-se de extrair todos os dados da planilha e colocá-los no sistema. A princípio é uma tarefa simples, que consiste em “exportar” a planilha e depois “importá-la” no mySQL. No entanto alguns percalços ocorrem, principalmente pelo fato de que nossos dados conterem caracteres “especiais” como acentos, cedilhas, etc. Um pouco de expressões regulares de perl e depois várias tentativas, em quatro horas os os dados estavam prontos para serem colocados no banco.

Com o código base cedido pelo Fernando Freire, as adaptações para a criação do nosso sistema específico foram mais ou menos fáceis. Na realidade o que tomou mais tempo foi entender exatamente como funcionava o sistema criado por ele. Feito isso, o sistema foi adaptado às nossas necessidades com pequenas modificações, especialmente nas partes referentes ao modelo (criação dos campos) e às possibilidades de edição dos dados (para uma manipulação mais simples). A parte que mais interessava era a possibilidade de manter centralizadas e atualizadas o estado de cada um dos convidados, ou seja, se ele já havia respondido o convite e qual havia sido a resposta. Além disso, interessava possuir algumas estatísticas automatizadas simples sobre o estado geral das respostas (total de afirmativas, total de pendências, etc). Esse processo de adaptação para nossas necessidades acabou tomando um dia inteiro de trabalho e, quando ele foi dado por acabado, tínhamos um esqueleto bastante funcional sobre o qual poderíamos colocar todos os nossos dados.

Já quando a equipe do Paço nos deu a planilha com os contatos dos inscritos na Temporada de Projetos surgiu a idéia de transformá-la em algo um pouco mais parecido com um banco de dados de verdade. Afinal, uma planilha é, possivelmente, a ferramenta menos indicada para gerenciar contatos — ainda mais quando esse gerenciamento é realizado por mais de uma pessoa. Por falta de tempo isso não aconteceu muito cedo, mas apenas algum tempo depois de ter começado a lidar com e registrar as respostas dos artistas que convidamos para a Temporada de Projetos na Temporada de Projetos ficou claro que seria impossível utilizar uma planilha para manter atualizadas as informações sobre os artistas. O primeiro passo então foi a busca por um sistema de gerenciamento de contatos que fosse inteiramente “FLOSS” e muito simples, para que fosse muito fácil adicionar e remover campos para fosse possível adaptá-lo facilmente às características específicas dos campos dos dados já possuíamos e também imaginávamos ter em breve. No entanto essa busca não foi muito frutífera, já que as soluções existentes eram ou muito específicas (gerenciamento de pacientes de odontologistas, com opções como a posição de dentes cariados, etc.) ou muito genéricas e complexas (gerenciamento de dados em geral, sistemas muito grandes e de difícil instalação e manutenção). Dentro desse panorama de possibilidades, a opção de criar uma solução totalmente nossa passou a se tornar mais palpável e real. Entre as vantagens estariam um sistema totalmente controlado e que não tivesse partes inúteis para as nossas necessidades. Mesmo assim, fazer um sistema desses do zero poderia nos custar mais tempo do que dispúnhamos. Foi então que, numa conversa com Fernando Freire, ele sugeriu que utilizássemos um “scaffold” que ele próprio já havia criado, usando PHP, smarty e mySQL, exatamente para casos como o nosso em que era necessário um banco de dados prático, flexível e de fácil criação e manutenção. Foi exatamente o que fizemos.